建設会社の総務部に務めている私。
施工と営業以外の全ての業務が集まるこの部署は、施工部隊のようにお金を生み出せるわけではありませんが、縁の下の力持ちとして会社になくてはならない役割を担っている自負があります。
しかし、社内からの「総務って何をしているのかわからない」という視線をヒシヒシと感じている実情も否めません。
そんな「よくわからない何でも屋」な業務状況の見える化と、ついでに総務部内での役割分担の最適化を図りたいと思うようになってきた私は、まずは自分の仕事の記録から始めてみることにしました。
そこで使い始めたのが、「Toggl」（トグル）。
使い方はとても簡単。
業務内容を入力してEnterを押せば計測が開始します。内容や時間の事後編集にも対応しているので、突発的で入力できなかったことも記録に残すことが可能です。
もちろん、iOSやAndroidアプリもリリースされています。
業務のカテゴライズも、「プロジェクト」機能によりワンタッチで色分けができます。
さらに、ただの記録だけでなく、集計・分析機能もついている上、CSVデータの入出力にも対応。
冒頭に、導入の経緯について触れましたが、改めてこういった時間管理ツールを使用するメリットをまとめますと…
- 現在の業務内容の説明資料となる
- 現在の業務内容の分析ができる（仕事量、自分の能力）
- チーム全員で行うことで業務の再配分の検討資料となる
- 本ツールを使用する上でカテゴライズすることで業務の整理ができる
- 時間を記録することで業務に集中することができる
ということが挙げられると思います。
以上をご覧の通り、管理上のメリットだけでなく、Togglを使用するだけで仕事の効率の向上と集中力の持続を実感しています。
以前、「真の働き方改革を実行したいのであれば、職場に何時間いたかを記録することではなく、勤務時間にどのくらいの業務が課されているかを知ることが大事である」旨を述べました。（以下リンクをお読みください）
まさしく、このような時間管理アプリこそ、生産性向上に寄与する効果的なツールなのではないかと考えます。
また、使用を継続していき、新たな発見や気づきがあれば、この場で共有させていただきたいと思います。
おことわり：
Togglを実業務で使用している以上、私のスクリーンショットをご紹介することができなかかったため、画像はTogglさんのウェブサイトからお借りしたものを掲載させていただいております。
